Pelayanan Bidang Formasi, Informasi, dan Mutasi Pegawai

Profil
Layanan pada Bidang Formasi, Informasi, dan Mutasi Pegawai meliputi :
  1. Pengurusan Kartu Pegawai
  2. Kenaikan Pangkat PNS
  3. Pengangkatan CPNS menjadi PNS
  4. Kenaikan Gaji Berkala PNS
  5. Peninjauan Masa Kerja
  6. Pindah Wilayah Kerja PNS
  7. Pengangkatan PNS dalam Jabatan Struktural
  8. Sistem Informasi Kepegawaian
  9. Pengurusan KPE
  10. Pengangkatan PNS dalam jabatan fungsional
  11. Pensiun PNS

1. Pengurusan Kartu Pegawai
Persyaratannya Adalah :
  • Foto ukuran 3 x 4
  • Foto copy SK Calon Pegawai Negeri Sipil
  • Foto copy SK Pegawai Negeri Sipil

Catatan : Masing-masing dibuat rangkap 2 (dua)

2. Kenaikan Pangkat PNS
Persyaratannya Adalah :
  • Scan Asli SK CPNS
  • Scan Asli SK PNS
  • Scan Asli SKP 2 (dua) tahun terakhir
  • Scan Asli ijasah dan Transkrip
  • Scan Asli Surat Tanda Lulus Diklat Kepemimpinan
  • Scan Asli SK Mutasi dan Pengangkatan dalam jabatan / kenaikan jenjang Jabatan Fungsional / Alih Kategori Jabatan Fungsional
  • Scan Asli Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT)
  • Scan Asli PAK Integrasi
  • Scan Asli PAK Konversi
  • Scan Asli Serifikat Pendidik (bagi tenaga Guru)
  • Scan Asli Sertifikat Uji Kompetensi bagi Fungsional yang naik jenjang Jabatan Fungsional / Alih Kategori Jabatan Fungsional
  • Scan Asli SK Jabatan Terakhir
  • Akreditasi Program Studi bagi PNS yang mengikuti Penyesuaian Ijazah (PI)
  • Surat Tugas Belajar / Izin Belajar bagi PNS yang mengikuti Penyesuaian Ijazah (PI)
  • Uraian Tugas yang Ditetapkan Pejabat Setingkat Eselon II bagi PNS yang mengikuti Penyesuaian Ijazah (PI)
  • Scan Asli Surat Tanda Lulus Ujian Penyesuaian Ijazah bagi PNS yang mengikuti Penyesuaian Ijazah (PI)
  • Scan Asli Surat Tanda Lulus Ujian Dinas (STLUD) tingkat I / Ijazah S-1 yang sudah diakui bagi PNS yang alih golongan dari Golongan II ke III
  • Scan Asli Surat Tanda Lulus Ujian Dinas (STLUD) tingkat II / Ijazah S-2 yang sudah diakui bagi PNS yang alih golongan dari Golongan III ke IV
  • Hasil 3 nama yang lolos seleksi JPT dari KASN bagi Struktural Golongan IV/c ke atas

3. Pengangkatan CPNS menjadi PNS
Persyaratannya Adalah :
  • Setiap unsur penilaian prestasi kerja/Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) sekurang-kurangnya bernilai baik dengan melampirkan foto copy Daftar penilaian prestasi kerja dalam 2 (dua) tahun terakhir;
  • Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat menjadi pegawai negeri sipil dengan melampirkan Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari dokter penguji kesehatan/ tim penguji kesehatan;
  • Syarat kesehatan jasmani dan rohani dinyatakan dalam surat keterangan yang dikeluarkan oleh dokter penguji tersendiri/tim penguji kesehatan yang ditunjuk oleh menteri yang bertanggung jawab di bidang kesehatan;
  • Telah lulus pendidikan dan pelatihan prajabatan dengan melampirkan Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan;
  • Fotocopy sah surat keputusan pengangkatan calon pegawai negeri sipil;
  • Surat perintah melaksanakan tugas.

4. Kenaikan Gaji Berkala PNS
Persyaratannya Adalah :
  • Foto copy surat keputusan dalam pangkat terakhir;
  • Foto copy surat keputusan dalam jabatan terakhir;
  • Foto copy surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala terakhir;
  • Foto copy  kartu pegawai;
  • Foto copy Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) terakhir dengan nilai rata-rata cukup.

5. Peninjauan Masa Kerja
Persyaratannya Adalah :
  • Surat Kontrak / SK Pengakatan / SK Honorer minimal ditandatangani Pejabat Eselon II (ASLI)
  • Sirat Keterangan Kerja / Paklaring (ASLI)
  • Dokumen Pemutusan Kerja / Dokumen Pemberhentian (ASLI)
  • Slip Gaji Pengalaman Kerja / Sebelum PNS (ASLI)
  • SK CPNS (SCAN ASLI)
  • SK PNS (SCAN ASLI)
  • SK Pangkat Terakhir (SCAN ASLI)
  • Ijazah pada saat CPNS (SCAN ASLI)

6. Pindah Wilayah Kerja PNS
A. Persyaratan administrasi yang harus dilengkapi oleh Pemohon Mutasi Pegawai Negeri Sipil antar daerah masuk ke Kota Probolinggo :
  1. Berstatus PNS
  2. Anjab dan ABK terhadap PNS yang akan Mutasi, sesuai Lampiran I Peraturan BKN nomor 5 tahun 2019 (dari Instansi Asal dan Tujuan)
  3. Surat Permohonan Mutasi dari yang bersangkutan
  4. Asli Surat Usul/Permintaan Mutasi dari PPK Instansi penerima dengan menyebutkan Jabatan yang akan diduduki
  5. Asli Surat Persetujuan Mutasi dari PPK instansi asal dengan menyebutkan jabatan yang akan diduduki
  6. Asli Surat Pernyataan tidak dalam proses/menjalani hukuman disiplin dan/atau proses peradilan yang dibuat oleh PPk atau PyB (kepegawaian) minimal JPT Pratama
  7. Fotocopy sah SK Pangkat dan/atau Jabatan terakhir
  8. Fotocopy sah penilai prestasi kinerja (SKP) bernilai baik 2 (dua) tahun terakhir
  9. Asli Surat pernyataan tidak sedang menjalani Tugas Belajar (Tubel) atau ikatan dinas yang dibuat oleh PPK atau PyB (kepegawaian) minimal JPT Pratama
  10. Asli Surat keterangan bebas temuan dari Inspektorat
  11. Surat Pengantar dan Nota Usul yang dicetak melalui SAPK dari instansi penerima, sesuai Lampiran IV dan Lampiran V Peraturan BKN nomor 5 tahun 2019
  12. Formasi kebutuhan yang ditanda tangani oleh Kepala Dinas / Direktur RSUD
B. Persyaratan administrasi yang harus dilengkapi oleh pemohon mutasi pegawai negeri sipil antar daerah keluar dari Kota Probolinggo :
  1. Surat permohonan pindah pemohon kepada Walkota Probolinggo melalui Kepala Instansi;
  2. Surat pengajuan permohonan pindah dari Kepala Instansi kepada Walikota Probolinggo melalui Kepala Badan Kepegawaian Daerah;
  3. Telah mengabdi di lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun, kecuali bagi PNS yang terikat ketentuan Tugas Belajar diatur berdasarkan ketentuan yang berlaku;
  4. Surat rekomendasi dari Instansi yang dituju apabila telah ada rekomendasi;
  5. Kelengkapan berkas, meliputi:
    • Foto copy surat keputusan pangkat terakhir;
    • Foto copy ijasah;
    • Foto copy surat keputusan jabatan terakhir;
    • Daftar Riwayat Hidup;
    • Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaaan (P-3) tahun terakhir;
    • Foto copy Kartu Pegawai;
    • Surat keterangan dari pejabat berwenang bahwa belum pernah/ tidak sedang menjalani sanksi atau hukuman disiplin dan memiliki kinerja yang baik;
    • Berkas lain yang dapat mendukung permohonan mutasi antar daerah.

7. Pengangkatan PNS dalam Jabatan Struktural
Persyaratannya Adalah :
  • Berstatus sebagai pegawai negeri sipil;
  • Serendah-rendahnya menduduki pangkat 1 (satu) tingkat di bawah jenjang pangkat yang ditentukan;
  • Memiliki kualifikasi dan tingkat pendidikan yang ditentukan;
  • Semua unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir;
  • Memiliki kompetensi jabatan yang diperlukan;
  • Sehat jasmani dan rohani.

8. Sistem Informasi Kepegawaian
Maksud dan tujuan pengeloaan SIMPEG adalah :
  • terciptanya sistem pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian yang bersifat standard dan seragam;
  • terbentuknya database (himpunan data) kepegawaian yang dapat menampung kebutuhan dan bermanfaat bagi proyeksi perencanaan dan pelaksanaan pendayagunaan aparatur di lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo.
  • Tujuannya adalah terciptanya database kepegawaian di lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo yang dapat menampung, mengolah, menyimpan, menemukan kembali dan mendistribusikan data pegawai.
File Kepegawaian berisi dokumen antara lain:
  • Daftar Riwayat Hidup;
  • Ijasah yang dimiliki;
  • Surat keputusan pengangkatan calon pegawai negeri sipil;
  • Surat keterangan  pengangkatan pegawai negeri sipil;
  • Berita Acara Sumpah Janji  pegawai negeri sipil;
  • Surat Perintah Melaksanakan Tugas;
  • Foto copy  Kartu Pegawai;
  • Foto copy  Kartu Taspen;
  • Surat keputusan  mutasi;
  • Surat keputusan kenaikan pangkat;
  • Surat Tanda Tamat Diklat Struktural dan Fungsional;
  • Foto copy ijasah/ sertifikat kursus/seminar;
  • Foto copy Karis, Karsu;
  • Surat keputusan Kenaikan Gaji Berkala;
  • Surat keputusan hukuman disiplin

9. Pengurusan KPE
A. Penetapan kartu pegawai baru :
  • Foto copy surat keputusan calon pegawai negeri sipil;
  • Foto copy surat keputusan pegawai negeri sipil;
  • Surat Pengantar dar instansi
  • Semua persyaratan dibuat dalam rangkap 3 (tiga) lembar.
B. Penetapan kartu pegawai yang hilang :
  • Foto copy surat keputusan calon pegawai negeri sipil;
  • Foto copy surat keputusan pegawai negeri sipil;
  • Surat laporan kehilangan asli dari kepolisian;
  • Surat pengantar dari instansi
  • Semua persyaratan dibuat dalam rangkap 3 (tiga) lembar.

10. Pengangkatan PNS dalam jabatan fungsional
Persyaratannya Adalah :
  • Berstatus PNS.
  • Memiliki disiplin ilmu pengetahuan dan/ atau pelatihan teknis tertentu dengan sertifikasi.
  • Setiap unsur dalam SKP sekurang-kurangnya bernilai baik.

11. Pensiun PNS
A. Persyaratan administrasi yang harus dilengkapi oleh pegawai negeri sipil yang meminta berhenti :
  • Usia minimal 50 (lima puluh) tahun, masa kerja 20 (dua puluh) tahun;
  • Permohonan dari yang bersangkutan;
  • Fotokopi sah surat keputusan calon pegawai negeri sipil 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat keputusan  pangkat terakhir  2 (dua) lembar;
  • Fotokopi sah kenaikan gaji berkala terakhir  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah kartu pegawai 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah KP-4, 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat nikah  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah akte kelahiran anak  2  (dua) lembar;
  • Foto kopi sah kartu istri/kartu suami 2  (dua) lembar;
  • Pasfoto  hitam putih ukuran 4 x 6 CM =  6 (enam) lembar.
B. Persyaratan administrasi yang harus dilengkapi oleh pegawai negeri sipil yang mencapai batas usia pensiun :
  • Data Perorangan Calon Pensiun (DPCP)  2 (dua)  lembar;
  • Fotokopi sah surat keputusan calon pegawai negeri sipil 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat keputusan  pangkat terakhir  2 (dua) lembar
  • Fotokopi sah kenaikan gaji berkala terakhir  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah kartu pegawai  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah KP-4,  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat nikah  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah akte kelahiran anak  2  (dua) lembar;
  • Kartu istri/kartu suami  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah Kartu Tanda Penduduk  2 (dua) lembar;
  • Fotokopi sah impasing gaji terakhir  2 (dua)  lembar;
  • Pasfoto  hitam putih ukuran 4 x 6 CM  =  6 (enam) lembar;      
  • Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan  (DP-3) 3 (tiga) tahun terakhir 2 (dua) lembar;
  • Surat keterangan belum pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat dari atasan  2 (dua)  lembar.
C. Persyaratan administrasi yang harus dilengkapi oleh pegawai negeri sipil yang tidak cakap jasmani/rohani :
  • Permohonan dari yang bersangkutan;
  • Surat keterangan dari dokter tim penguji kesehatan yang menyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri;
  • Fotokopi sah surat keputusan calon pegawai negeri sipil 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat keputusan  pangkat terakhir  2 (dua) lembar;
  • Fotokopi sah kenaikan gaji berkala terakhir  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah kartu pegawai 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah KP-4, 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat nikah 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah akte kelahiran anak  2  (dua) lembar;
  • Kartu istri/kartu suami  2  (dua) lembar;
  • Pasfoto  hitam putih ukuran 4 x 6 CM  =  6 (enam) lembar.
D. Persyaratan administrasi pegawai negeri sipil meninggal dunia untuk penerbitan surat keputusan pensiun janda/duda:
  • Permohonan pensiun dari janda / duda yang bersangkutan;
  • Surat keterangan kejandaan/kedudaan dari Lurah/Camat;
  • Surat keterangan kematian dari Lurah/Camat;
  • Fotokopi sah surat keputusan calon pegawai negeri sipil 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat keputusan  pangkat terakhir  2 (dua) lembar;
  • Fotokopi sah kenaikan gaji berkala terakhir  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah kartu pegawai  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah KP-4, 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat nikah  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah akte kelahiran anak  2  (dua) lembar;
  • Kartu istri/kartu suami 2  (dua) lembar;
  • Pasfoto  hitam putih ukuran 4 x 6 CM  =  6 (enam) lembar;
  • Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan  (DP-3) terakhir 2 (dua) lembar;
  • Surat keterangan belum pernah dijatuhi hukuman disiplin 2 (dua)  lembar.
E. Bebas Tugas :
Pegawai negeri sipil yang akan mencapai batas usia pensiun dapat dibebaskan dari jabatannya untuk paling lama 1 (satu) tahun dengan mendapatkan penghasilan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Persyaratan administrasi yang harus dilengkapi untuk usulan permohonan bebas tugas :
  • Permohonan bebas tugas yang bersangkutan diketahui pimpinan 2 (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat keputusan calon pegawai negeri sipil 2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat keputusan pegawai negeri sipil  2  (dua) lembar;
  • Fotokopi sah surat keputusan  pangkat terakhir  2 (dua) lembar;
  • Fotokopi sah kartu pegawai  2  (dua) lembar.